”אל תדונו אדם עד שתגיעו למקומו,
תמיד היכנסו לנעליו של הפונה אליכם."

חברים יקרים,
הפעם, לפני העדכונים, אני רוצה לשתף אתכם בסיפור שירות קטן
שממחיש בצורה טובה איך כל אחד ואחת יכול.ה לשפר את השירות בקלות ובפשטות.

הסיפור מתרחש במועצה אזורית אי שם במרכז הארץ וגיבורת הסיפור היא מנהלת מחלקת רישוי בניה בוועדה מקומית לתכנון ובניה.
יום אחד אותה מנהלת מזהה שמשהו חסר בקשר שלה עם הלקוחות שלה.
אמנם היא דאגה לעלות את כל המידע לאתר מועצה וכמובן שכל הבקשות והפניות נעשו באופן מקוון ועדיין אותה מנהלת חשה שיש פער בתקשורת בין הלקוחות לבין עובדי המחלקה.
מי אלה אותם לקוחות, אתם שואלים?
ובכן, מדובר על אדריכלים ועורכי בקשות שפונים אל מחלקת הרישוי במטרה לקבל היתר בניה. 
מה עשתה? פתחה קבוצת ווטסאפ שנקראת "עורכי הבקשות במטה יהודה", צירפה את הלקוחות שאיתם היא בקשר ושלחה להם את ההודעה הבאה:
"שלום לכולם,
פורום זה של עורכי בקשות במועצה אזורית מטה יהודה נוצר על מנת לייעל את תהליכי הרישוי, לפרסם עדכונים ולתת במה לשאלות והתייעצויות מקצועיות בלבד.
אין זה המקום לשאלות אישיות לתיקים פרטיים. בתקווה לשיתוף פעולה פורה."
כעבור 2 דקות משליחת ההודעה בקבוצה כבר החלו התגובות להגיע:
"איזה יופי!", "בשעה טובה", וגם "תודה רבה על המחשבה זה ממש יעזור לנו".

לאותה מנהלת קוראים ברכה פפויפר ולמי שלא מכיר, היא מנהלת את מחלקת הרישוי במועצה.
ברכה, כל הכבוד על הרצון לשפר את השירות ויישר כוח על הרעיון!

והנה כמה "שיפורי שירות" שקרו בחודש האחרון:

1. שמעתם על היוזמה החדשה "תרבות עד אליך"? 
מדובר על הצגות תיאטרון ומופעים נוספים לילדים ולמבוגרים המגיעים עד ליישובים עצמם.
כחלק מהרצון להנגיש שירותים ולחזק את הקהילות, המועצה מקיימת בשנת 2022 את סדרת המנויים ב 5 מוקדים אזוריים.
יישר כוח ליוכי פחימה ולמחלקת התרבות.

2. לימודים היברידיים לתיכוניים – בהמשך ליוזמה שהועלתה על ידי ראש המועצה, יוצאים תלמידי התיכונים לסיורי למידה במרחבים המדהימים של המועצה.
מטרת הסיורים היא לחבר בין התלמידים לבין האנשים, המקומות, הישובים והגופים הקיימים במועצה. זו דוגמא להרחבת שירותי החינוך במועצה.
בהצלחה לסילבי אהרון שמובילה את הפרויקט.

3. אגף הפיתוח יצא בסקר שביעות רצון משירותי מחלקת אחזקת מוסדות חינוך (מיועד לצוותים חינוכיים).
זו הדרך ללמוד ולשפר את השירות. אבי יצחק ושרית, אנחנו מחכים לשמוע תובנות.

4. "תנופה" בתחבורה הציבורית – החודש החליפה חברת האוטובוסים "תנופה" את חברת "קווים" בכל יישובי פרוזדור ירושלים ובאזור שדות מיכה, גפן ותירוש.
המועצה ליוותה את כניסת החברה החדשה במטרה לסייע לתושבים במעבר זה.
תודה למאיה אשכנזי על עבודה זו.

5. האקתון מחוברים – אמנם לא מדובר על אירוע שירות מובהק
אבל לפני שבוע וחצי התקיים אירוע מיוחד אשר בהחלט ניתן ללמוד ממנו על תפקידה של המועצה ושל עובדיה כמי שנותנים שירות לתושבים.
ההאקתון הוא דוגמא לאופן שבו ניתן לחבר את כולם (תלמידים, הורים, מנהלי בתי ספר, עובדי מועצה, תושבים) למען מטרה משותפת.
ואנחנו הרי כבר יודעים שכשיש שותפות השירות שלנו איכותי ומדויק יותר.
יישר כוח ענק לניב בר גיא, לאפרת שוהם ולצוות מינהל חינוך.

6. מחלקת ישובים קיימה יום הדרכה ראשון מסוגו לראשי וועדים ולמנהלי ישובים בנוגע להכנת והגשת תקציב יישובי.
זו דוגמא לזיהוי צורך שעלה מהשטח וחיבור מענה שירותי מתאים. כל הכבוד לשרון כץ- מנהלת מח' ישובים ולדניאלה חן – רפרנטית ישובים בגזברות.

המילה הטובה החודש מוקדשת לרז יהושוע.
במסגרת תפקידו במועצה רז עוסק בתחום החשמל, אבל בחודשים האחרונים הוא הגדיל ראש וסייע בעזרת הידע והניסיון שלו גם בתחום המכרז והקבלה של מכשירי הסלולאר.
תודה רבה רז!  

תכניות העבודה לשנת 2022 הוגשו לאישור ראש המועצה והן כוללות בין השאר גם את יעדי השירות המחלקתיים והאגפיים.
סקרנים לשמוע אילו יעדים הוצבו?
בחודש הבא נציג אותם בהרחבה.

שרק נמשיך לעשות דברים טובים.

לשרותכם ולרשותכם
סיון כהן טופל
מנהל אגף שרות ואסטרטגיה
מועצה אזורית מטה יהודה
052-7250828
[email protected]