משפרים את השירות

חברים יקרים,

בהמשך לפגישות שקיימו ראש המועצה והמנכ"לית עם מנהלי האגפים והמחלקות,

כולנו שמים לעצמנו למטרה לשפר את איכות השירות הניתן לתושבים, לעובדים, למבקרים ולספקים.

חשיבות נושא השירות ברורה לכולם וכבר היה מי שאמר: "לתושבים לא אכפת כמה אנחנו יודעים, חשוב להם לדעת כמה אכפת לנו."  

השירות נחלק לארבעה חלקים:

1. ביסוס והתאמה של מתן השירותים הקיימים הניתנים על ידי המועצה (כולל קבלת קהל, מענה טלפוני, מיילים, פניות מוקד וכיוב'.)
2. הנגשת שירותי המועצה: אתר המועצה, פייסבוק, ווטסאפ, אפליקציה.
3. פיתוח שירותים חדשים.
4. שיפור דרכי התקשורת בין המועצה לתושבים.

לכולנו ברור שצריך לענות לטלפונים ולמיילים,
אבל איך עושים זאת כאשר בחלק מהזמן אנחנו נמצאים בשטח או עסוקים במשימות פנים מועצתיות (ישיבות, גזברות, לשכה משפטית ואפילו שירותים...)?

לכולנו ברור שהמידע צריך להיות ברור ומונגש לכל תושב, אבל מהי הדרך הטובה ביותר עבור כל יישוב ועבור כל אוכלוסייה?

כולנו משתמשים בסלולרי כדי לקבל שירותי קופת חולים, בנקים, קניות ועוד, איך ניתן לקבל גם שירותי מועצה באותה צורה?

החדשות הטובות הן שבזכות אמצעי התקשורת והטכנולוגיה אנחנו מצליחים לעשות זאת!

צעדים שנעשו עד כה:

1.  קביעת יעד שירות על ידי כל מחלקה בתוכניות העבודה 2020.

2. מינוי אחראי שירות אגפיים אשר יהיו אחראים ויסיעו לשפר את השירות הניתן באגף/ מחלקה.

3. יחד עם מנהלי מחלקות, חידוד השירותים הניתנים על ידי כל מחלקה.

4. יחד עם אגף מידע ותקשוב, עבודה על חוברת שירותים מועצתית במטרה שכל תושב יידע כיצד המועצה יכולה לעזור לו.

5. יחד עם אגף מידע ותקשוב, שרשורי שיחות ובחינת פתרונות למענה טלפוני בכל מחלקה ואגף על מנת שכל שיחת טלפון תקבל את המענה הנדרש.

6. עבודה עם מנהלי מחלקות ואגפים על התאמת נושאים וזמני תקן לפניות הנפתחות במערכת המוקד.

7. בניית מערך אנשי תקשורת בישובים לחירום ולשגרה.

צעדים להמשך:

1. בחינת הפעלת אוטובוס שירות לטובת מתן שירותי מועצה בישובים.

2. אגף לביטחון, רישוי עסקים ותחבורה יעסוק בהפעלת מערך פנימי של שאטלים מהמושבים בעזרת האוטובוסים הצהובים.

3. יחד עם אגף ההון האנושי - כתיבת אמנת שירות פנימית המגדירה מה מגיע לכל עובד/ת ומה מצופה מכל עובד.

4. יחד עם מחלקת הוועדים- יצירת מסמך חלוקת אחריות בין המועצה לבין הוועד המקומי.

5. מפגש ראשון של האמי"צים – אחראי מידע לציבור ישוביים.

מילה טובה: לפני שבוע תפס אותי שמעון סוויסה (מהגזברות) והציע שיהיה מקום (אולי תיבה) בו כל עובד יוכל להציע רעיון לשיפור השירות.

שמעון תודה לך על הרעיון!

יש לכם רעיון כיצד ניתן לשפר את השירות?

בבקשה אל תהססו, פנו אלי או כיתבו לי.

שיהיה לנו בהצלחה!

לרשותכם ולשירותכם,

 

סיון כהן טופל

מנהל האגף לשרות ותכנון אסטרטגי

מועצה אזורית מטה יהודה

052-7250828

[email protected]